Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić

Ewidencja czasu pracy prowadzona powinna być dla osób zatrudnionych w oparcie o umowę zlecenie, a także świadczących rozmaite usługi. Zastanawiasz się jakie dane powinien zawierać taki dokument? Zapraszamy do lektury!

Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Osobę prowadzącą ewidencję czasu pracy wyznacza pracodawca – może to być on sam lub pracownik. Prawidłowe pełnienie tego obowiązku jest wyjątkowo ważne, ponieważ w innym przypadku dokumentacja może zostać podważona przez Państwową Inspekcję Pracy. Ponadto należy pamiętać, że ewidencja powinna być archiwizowana przez 3 lata od momentu, gdy wynagrodzenie staje się wymagalne.

Ewidencja czasu pracy – informacje, które powinna zawierać

Aby ewidencja czasu pracy wypełniona była prawidłowo, musi zawierać ściśle określone informacje. Są to nie tylko dane pracownika i pracodawcy oraz przepracowany czas, ale również informacje o dyżurach, urlopach, chorobach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Trzeba także pamiętać, by w dokumentacji określić okres, którego ona dotyczy.

Formy prowadzenia ewidencji

Ewidencja może być prowadzona nie tylko w formie papierowej, ale też elektronicznej. W przypadku pierwszej niezbędny jest podpis pracownika oraz pracodawcy przy każdej pozycji. O wiele łatwiejszy jest elektroniczny system wejść i wyjść za pomocą karty. Korzystając z niego, uzyskasz raporty pozwalające na bezproblemową weryfikację czasu pracy zatrudnionych osób.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy powinna być opisana na podpisanej przez obie strony umowie. Warto zadbać o to, by dokumenty wypełniane były rzetelnie, gdyż na ich podstawie PIP może skontrolować, czy pracownik otrzymuje minimalną stawkę godzinową. Za brak prowadzenia ewidencji naliczana jest grzywna – od 1 000 do 30 000 zł, natomiast sfałszowanie jej grozi wniesieniem przez inspektora PIP pozwu do sądu. Małe pomyłki pod względem technicznym skutkują natomiast pouczeniem przedsiębiorcy z zakresu prawidłowego prowadzenia dokumentacji.

Zobacz też:

kalkulator umowa o pracę

zwrot za kasę fiskalną

pro forma